こんにちは、みのりです。
今、気になっているオンライン会議があります。
それは、予定よりもだいぶ早く終わるのですが、一方的な情報伝達の会議。
意見ゼロ、質問ゼロ
ビデオ画面もオフになっているので、とても不思議な感じがします。
自分も会議を運営することがあるので、どうしたらオンライン会議が活性化できるか考えてみました。
なぜ会議で発言が出ないのか
私なんかが発言しても…
重鎮揃いな会議、自分だけ新参者になっている会議、自分がよく分かっていないテーマの会議
そんな時、発言するのが畏れ多いとか、的外れな発言をして他の参加者からダメな人と思われたくないといった心理が働いてしまうと、発言しにくくなってしまいます。
また、以前、ちょっと印象的だった言葉
私は情報共有で参加しているので、自分は発言はしないものと思っています
意見はあるのに、言うつもりがないというスタンス。
当時、会議に参加する意味があるのか？と思ったものですが、自分も「オブザーブ参加」という立場だったら会議の邪魔しちゃいけないなと思って発言しないかも、と思い直しました。
どちらにせよ、意見を言うのを許されない雰囲気の会議でないならば、参加者が自分自身にブレーキをかけてしまっているところはあると思います。
ファシリテーションしていくコツ
このように参加者は意見を持っているにも関わらず、ブレーキをかけていることがあります。
会議事務局は、このブレーキを少しでも緩めてもらうために、ところどころで働きかけをしていきます。
うまく進んでいくように舵取りすることを ファシリテーション （ファシリ）というよ
ファシリテーションというと何か特別なことをするように思ってしまうかもしれませんが、「舵取り」とか「仕切り」と考えると身近に考えてもらえるのかなと思います。
その「舵取り」ですが、会議当日だけでなく会議の前から始まります。
（オンライン会議の話に入る前に、一般的な会議運営の話をします。）
会議前（遅くとも前日）
ここの段階では、当日の会議資料を共有しておきます。
事前に資料を共有することで、質問や意見などを参加者に考えてもらう時間が持てるようになります。
ですので、２～３日前に資料共有ができるのが理想的。（それより前だと後回しになって忘れられるから。）
遅くとも前日の午前中には参加者に共有したいところです。
会議開始時
会議が始まったら、最初に目的やゴールが何かを伝えます。
それに加えて、
グランドルールを共有して、発言を歓迎する雰囲気を作るよ
というのも効果的。
グランドルールは、例えば、
- この場にベテランも新人もない
- 出てきた意見は否定しない
- 建設的に意見を出し合う
というようなこと。
分かり切ったことを…と思うかもしれませんが、全員で確認することで会議内の発言を歓迎する合意が取れていきます。
また、進行中に険悪になった場合、事務局が「一度、グランドルールに戻りましょうか」と流れを戻すことができるのでオススメです。
会議中
質問や意見を促すのは事務局の頑張りどころです。
コメントしてくれたら、「ありがとうございます！」と発言を歓迎する姿勢を見せると、他の人もポツリ、ポツリと意見を出してくれると思います。
もし、質問が出ない時は 問いかけ も有効だよ
問いかけは、例えば「この部分はよく質問を受けますが、皆さんはどう対応していますか？」とか、「これは皆さん共通の困りごとになっていないですか？」など
具体的なポイントを示すことで、考えるポイントが集中できるので発言してくれる人が出てきます。
会議終了時
ラップアップ で出てきた意見、宿題となった質問などを振り返るよ
会議をそのまま終わらせず、この議題にはこんな意見が出てきました、こういった新たな課題が見えてきましたなど、まとめます。
これをすることで、発言した参加者にとっては「自分の意見が反映された」と感じられますし、他の参加者も「この会議は意見が反映される」と認識してもらえるようになります。
ちょっとした成功体験を積み重ねが、会議の活性化に繋がっていきます。
オンライン会議のファシリテーション
ファシリテーションをするのは、リアルの会議でもオンライン会議でも同じ。
では、オンライン会議のメリット・デメリットは何かというと、以下が考えられます。
| メリット | ・会議の移動時間をかけなくて済む （出張旅費の削減になる） ・会議室の空き状況に左右されない ・遠い拠点の人も平等に参加できる |
| デメリット | ・同時に複数の発言が難しい （マイクで音を拾うが分からなくなる） ・小さな画面ごしで見るので、理解度など つかみにくい ・ネットワーク環境により会議進行に 支障が出る場合がある |
ネットワーク環境以外で、気を遣うのは発言がクリアに聴こえること。
発言と同時に話し声や雑音が入ると、聴いている側のスピーカーからは同じボリュームで聴こえてしまいます。
また、複数の端末を立ち上げているとハウリングが起きます。
発言者も気が散りますし、時には会議の流れが止まってしまうので、事務局側でミュートの操作をするなど気をつけておきたいポイントです。
オンライン会議のツールの使い方に慣れておく
ここ１～２年でオンライン会議のツールが色々出てきました。
会社指定のツールがあればそれを使うしかないですが、個人的には大人数の会議と社外の人が参加する会議はZoomが一番スムーズに使えるように思います。
会議事務局になった場合、例えば、
- 大会議室等の音響機材と端末をつなぐ
- ブレイクアウトセッション（Zoom のグループ討議機能）等を使う
- UDトーク等サードパーティを使って字幕表示する
など、日常と違う使い方をする時は、事前にリハーサルして使い方を確認しておきます。
リハをしても当日に予想外のことが起こるので、ぶっつけ本番は危険だよ
まずは反応してもらうことを優先する
会議事務局の理想は、ワイガヤで議論が活発に行われることかと思います。
ですが、実際はそう簡単にはいきません。
リアルの場よりオンラインの方が話しやすい人もいれば、オンラインで周りの様子が分からずに躊躇してしまう人もいます。
まずは何かしらの反応をしてもらうことから始めるといいよ
何かしらの反応というのは、
- 発言する
- チャットでメッセージを送ってもらう
- 絵文字などで反応してもらう
になります。
小さな反応を積み重ねて慣れてもらい、ゆくゆくは発言に結びつけていきます。
チャットのコメントを読み上げる時は誰からの連絡が名前は言わないようにするよ
名前を言っても気にしないかもしれませんが、言わない方が心理的安全性が担保できると思います。
おわりに
会議は「会って」「議論する」と書くので、やはり、一方通行の報告で終わっては会議をする意味がないように思います。
オンライン会議は、通信の特性上、相槌などの音声がかぶってしまうと返ってコミュニケーションが途切れてしまうので、テンポよく交代しながら発言するのがポイントになってきます。
オンライン会議ツールには様々な機能がついているので、上手く活用して議論を深めていきたいですね。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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