こんにちは、みのりです。
入社時にもらう書類はたくさんあります。
ヌケ・モレがあると、追加提出のお願いをしたり、次の処理に進めなくなったりとめんどくさい…
今回は入社手続きに関係する書類をまとめてみました。
入社書類について
共通するもの
| 入社誓約書 | 入社に際して会社のルールに従って 誠実に勤務すると誓約してもらう書類 |
| 個人情報の取扱い に関する同意書 | 個人情報保護法関係 入社者の人事データを取得、利用、 業務上必要となる関係者（行政等）への 委託などを説明し、同意してもらうもの |
| 雇用契約書 | 会社と本人で１通ずつ保管 社会保険加入などの確証としても使用 ※社員採用の場合は、労働条件通知書や 就業規則の配付とすることもある |
| 銀行通帳の写し （振込先の部分） | 入社日に給与振り込み先を指定する際の 確証として |
| マイナンバーが 分かるものの写し | 社会保険や税などの手続きに マイナンバーを記載しないといけないため |
| 身元保証書 | 採用者を第三者（身元保証人）によって 保証してもらう書類 提出不要とする会社もある |
| 住民票記載事項 証明書 | 法定の労働者名簿を作成するための 情報を確認するもの ※現住所と住民票住所が違う場合が あるので、 |
| 卒業証明書又は 卒業証書の写し | 履歴書に記載した最終学歴の確認 |
| 業務に必要となる 免許等の写し | 資格や免許が必要な業務について 有資格者か確認するため ※必要な人のみ |
| 雇入れ時健康診断 の結果 | 安全衛生法に基づく健康診断 ３か月以内に法定の検査項目を受診済みなら その健康診断結果の提出でも可 |
| 雇入れ時健康診断 健診費の領収書 | 健診実施にあたり、立て替えてもらった 費用を精算するため |
| 扶養控除申告書 | 給与計算時の税額計算で使用 （最終的には年末調整で精算） |
| 源泉徴収票 | 入社した年の１月以降、他社に勤務し 給与の支払いを受けていた人 所得税の計算で必要 |
| 雇用保険 被保険者証の写し | 過去に雇用保険に加入していた人のみ提出 加入手続きをとる時に雇用保険被保険者 番号を通算させるため |
| 健康保険 被扶養者異動届 | 入社者に扶養者がいる場合に提出 扶養者の加入手続きに使用 |
| 健康保険 被扶養者状況届 | 入社者に扶養者がいる場合に提出 扶養者の加入手続きに使用 |
| 年金手帳の写し | 厚生年金の加入手続きで 年金番号を通算するため |
| 国民年金第3号 被保険者該当届 | 入社者に扶養者がいる場合に提出 扶養者の加入手続きに使用 |
上記の他、会社によってDC年金にかかる書類や福利厚生に関連する書類もあります。
書類を入社前に渡しておいて記入してきてもらうと手続きがスムーズにいくよ
入社当日は、制度や入社してくる方が記入する時に分からなかった部分の説明をするといですよ
ダイバーシティ関係
| 外国籍の方 | ・在留カードの写し （在留資格、在留期間の確認） ・パスポートの写し （有効期限の確認） ・資格外活動許可書の写し （就労に制限のある在留資格の人のみ） ※毎月月末にハローワークに「外国人 雇用状況の届出」を提出するため |
| 障がい者 | ・身体障碍者手帳の写し ・養育手帳の写し ・判定書の写し （知的障がい者で重度判定があった人のみ） ・精神障害者保険福祉手帳の写し ※障害者雇用状況をハローワーク等に 報告するため。 |
入社書類の保管方法
保管方法はシステムにデータ保管するか、紙書類をファイルするかの２通りになります。
入社書類のうち、誓約書や個人情報に関する同意書などは個人ごとに保管、社会保険関係の手続きは制度ごとに保管することが多いです。
データで保管した方が、ペーパーレスや書類保管コスト（倉庫代など）の削減につながっていくので、使用しなくなった書類は最終的にデータ化していく方がオススメです。
データ保管する時にデータファイルの名前ルールを決めておくと、検索性が上がって業務効率化にもつながるよ
おわりに
入社時は社保加入など手続きがたくさんあるので、ヌケ・モレがないようにスムーズに進めたいところです。
また、入社手続きがきちんとしていると、入社してくる人も「この会社はきちんとしているな」と安心のもとになります。
会社によっては基本的なものだけでなく、退職金や福利厚生などで提出してもらう書類もあるので、チェックリスト化して入社者本人でも確認できるようにしておくと、より間違えがなくていいですよ。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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