こんにちは、みのりです。
人事関係のお仕事は行政への書類提出など締め切りがあるものが沢山あります。
また、年間をとおして動く仕事もあります。
今回はおもなスケジュールについてまとめてみました。
ここでは、事業年度が４月～翌年３月、賞与支給が６月と１２月の年２回支給の会社をモデルにしています。
おさえておきたい年間スケジュール
人事・労務関係
| ４月 | １日 ・新入社員入社式 ・定期異動の発令 第１週 ・新入社員教育 上 旬 ・上期目標設定および 前年度下期目標振り返りを依頼 ・法改正や組合との春闘等に伴い４月１日付で 就業規則を改定した場合、労基署に届け出る ・障害者雇用納付金申告の準備、作成 ・厚労省「女性活躍推進データベース」更新（～６月） |
| ５月 | １５日 ・障害者雇用納付金申告・調整金申請〆 （101人以上の企業。暦日により年度により変動あり） ・新任部長、マネージャー、主任への昇格者研修の実施 ・評価結果の回収と賞与の査定、調整 |
| ６月 | １日 ・新卒採用選考解禁（内々定出し） ・ハローワークで高校生求人受付開始 ・内々定者向けに懇談会などのイベントを実施（～７月） ・高年齢雇用状況報告書作成（31人以上の企業。～７月） ・障害者雇用状況報告書作成（46人以上の企業。～７月） |
| ７月 | １日 ・高校生求人 学校訪問開始 １５日 ・高年齢雇用状況報告書提出〆 ・障害者雇用状況報告書提出〆 ※ハローワーク提出時に「公正採用選考 人権啓発推進員」を報告（５０人以上の事業所） ・来年４月に昇格させる管理職候補者の確認（～８月） |
| ８月 | ～２日 ・障害者雇用納付金延納２回目 ※延納する場合のみ ・夏休み期間を利用して学生向けにインターンシップを実施 ※この頃労働組合の役員・担当者の交代がある |
| ９月 | １日 ・内々定者へ内定式の案内 １６日 ・高校生求人選考開始解禁日 |
| １０月 | １日 ・内定式 上 旬 ・内定者研修の開始（～３月） ・下期目標設定および上期目標振り返り、 自己申告を依頼 ・管理職候補者への研修開始 下 旬 ・障害者雇用調整金入金（調整金を申告した場合のみ） |
| １１月 | ～３０日 ・障害者雇用納付金延納３回目 ※延納する場合のみ ・評価結果の回収と賞与の査定、調整 ・来年度の組織体制に関する確認（～１月） |
| １２月 | １日 ・連合「春季生活闘争方針」公開 １日～ ・職場のハラスメント撲滅月間（～３１日） ４日～ ・人権週間（研修やイベント参加） 上 旬 ・管理職昇格試験（～１月） |
| １月 | 上 旬 ・定期異動申請に関する通知発信 ・管理職昇格試験合格者を確定させる（～２月上旬） ・春闘に関する審議内容や回答方針などの準備 |
| ２月 | 中 旬 ・春闘開始 下 旬 ・定期異動申請〆 （昇進する人も反映する） |
| ３月 | １日 ・新卒採用会社説明会解禁 ・内定者への入社式案内 ～３１日 ・翌年度の三六協定を労基署に届け出る ・翌年度の雇用契約書を締結する 上 旬 ・管理職昇格試験結果のフィードバック 中 旬 ・春闘回答 ・春闘回答をもとに昇給テーブルを確定 |
上記の他、随時または不定期に発生する業務として
- 中途採用者の入社手続き・受け入れ
- 退職処理
- 教育の実施
- 労務トラブル対応
などがあります。
教育については、年度で実行計画を立てて予算も確保しながらスケジュールを確保していきます。
給与・賞与・社会保険関係
| ４月 | ・新入社員の各種社会保険加入手続き ・給与に昇給額を反映 ・給与に社会保険料率の改定を反映 |
| ５月 | ・市区町村から住民税の特別徴収の通知を受領する （５月で４月昇給の遡り支給をすることもある） |
| ６月 | ・住民税改定額を給与に反映 ・賞与支給 ・賞与支払届、賞与支払届総括表の届出 （賞与支払日から５日以内） ・雇用保険、労災保険の概算保険料の申告・納付（～7/10〆） ・雇用保険、労災保険の確定保険料の申告・精算（～7/10〆） |
| ７月 | ・定時決定に伴う算定基礎届の提出 ・随時改定に伴う月額変更届の提出 ・４月に育休から復帰した人（申出者）の 月額変更届および特例申出書の提出 |
| ８月 | ・随時改定した人の社会保険料控除額を給与に反映 |
| ９月 | ・定時決定の社会保険料額の決定 ・厚生年金の保険料率改定の確認 ・年末調整の準備 |
| １０月 | ・従業員へ年末調整に必要な書類の提出を依頼 ・厚生年金の保険料変更を給与に反映 ・定時決定の社会保険料控除額を給与に反映 ・雇用保険、労災保険の概算保険料延納２回目納付 （10/31〆、事務委託組合に委託している場合は11/14〆） |
| １１月 | ・年末調整に必要な書類の回収 |
| １２月 | ・年末調整 ・賞与支給 ・賞与支払届、賞与支払届総括表の届出 （賞与支払日から５日以内） |
| １月 | ・法定調書（源泉徴収票、支払調書）の作成と 本人向けに配付 ・法定調書（源泉徴収票、支払調書）を税務署へ提出 ・各市町村に給与支払報告書を提出 ・雇用保険、労災保険の概算保険料延納３回目納付 （1/31〆、事務委託組合に委託している場合は2/14〆） |
| ２月 | |
| ３月 | ・社会保険料の保険料額表改定内容の確認 ・新入社員の入社情報の確認と 社会保険加入手続き準備 |
２月、８月は仕事が落ち着いてる時期なので、システムの導入・入れ替え、業務プロセスの変更をここでやることが多いよ
安全衛生・労災関係
| ４月 | ・定期異動に伴う安全管理体制の見直し ・新入社員への安全衛生教育 ・新入社員への雇入れ時健康診断の実施 （すでに受診済みの場合は受診費用の精算） ・新任の安全管理者、衛生管理者への教育 ・休業４日未満の労働者私傷病報告書を労基署に提出 （１～３月発生分。休業４日以上は遅滞なく提出） |
| ５月 | ・STOP!熱中症 クールワークキャンペーン（5/1～9/30） ・定期健康診断等、法定健診の実施と 定期健康診断実施報告書の労基署への提出 （50人以上の企業） ※各社の予定によるが未受診者のフォローを考慮し 秋頃までに実施すると良い |
| ６月 | |
| ７月 | ・全国安全週間（7/1～7） ・休業４日未満の労働者私傷病報告書を労基署に提出 （４～６月発生分。休業４日以上は遅滞なく提出） |
| ８月 | |
| ９月 | |
| １０月 | ・全国労働衛生週間（10/1～7） ・休業４日未満の労働者私傷病報告書を労基署に提出 （７～９月発生分。休業４日以上は遅滞なく提出） |
| １１月 | ・過労死等防止啓発週間（11/1～30） ・過重労働解消キャンペーン（11/1～30） |
| １２月 | ・次年度の安全衛生計画の策定と 来年度予算の確保（～３月） ・来年度定期健康診断の病院や健診センターの予約 |
| １月 | ・定期健康診断等、法定健診未受診者のフォロー ・休業４日未満の労働者私傷病報告書を労基署に提出 （１０～１２月発生分。休業４日以上は遅滞なく提出） |
| ２月 | ・健康診断実施報告書等、労基署への届出書類の 提出モレがないか確認、確実な提出（～３月） |
| ３月 | ・労基署への届出書類の確実な提出 （50人以上の企業） |
安全衛生関係は毎月１回の委員会開催など継続的な活動が多いので、全国の行事などをうまく活用してマンネリを防止するように工夫するよ
イベントを実施する時は、準備や社内への告知など少なくとも２か月前には動き始めるようにします。
おさえておきたい月次スケジュール
入社・退職関係
入社、退職があった場合、以下のスケジュールが目安になります。
（分かりやすくするために書類名でなく、やることとして記載しました。）
| １日 | ・入社者への入社手続き説明 ・入社書類の回収 ・PC等の業務関連機器の貸与 | |
| 期中～ 月末 | ・PCやメール、社内システム の設定 ・マイナンバーの取得 | ・退職願、退職届の受領 （遅くとも退職日の２週間前） ・退職説明 ・退職書類の回収 ・貸与物の回収 |
| ５日 以内 | ・健康保険、厚生年金の 加入手続き ・扶養者の健康保険、 年金に関する手続き | ・健康保険、厚生年金の 資格喪失手続き |
| １０日 以内 | ・雇用保険の資格喪失手続き ※外国人労働者の退職があれば 資格喪失に併せて報告する ・離職証明書の発行 | |
| １か月 以内 | ・源泉徴収票の発行 | |
| 翌月 １０日 | ・雇用保険の加入手続き ※外国人労働者の雇用があれば 資格取得に併せて報告する | ・住民税の一括徴収または 普通徴収に切り替えた 場合の手続き |
給与・社会保険関係
給与支給日を２５日とした場合、以下のような流れになります。
| １日～ | ・前月の勤務実績情報の収集 ・入社、退職、人事異動、 昇給・昇格、氏名変更、 振込先変更などの情報収集 ※給与計算までに情報を揃える | |
| １０日 | ・前月の源泉所得税、 住民税の納付 | |
| １５日頃 | ・給与計算 | |
| ２２日頃 | ・給与振り込み （支給日の３営業日前） ・明細訂正 | |
| ２５日 | ・給与支給日 | |
| 月末 | ・前月の健康保険、 厚生年金の保険料納付 |
おわりに
人事の仕事のスケジュールは、自社で予定して動くものと行政への報告期限を意識して動くものがあります。
慣れないうちは対応することを細かく書き出しておくことをオススメします。
そして、社会保険料や税など納付するものや健康診断の実施、教育など多額の費用がかかるものがあります。
「予算がないからできません」というのは、意外とある話なので使える予算がどのくらいあるか確認も忘れずに。
やりたいことができるように、そういう部分も計画に含めておきましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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